Нормативная база про трудовую книжку в Украине

• Кодекс законов о труде Украины (далее – КЗоТ Украины)
• Постановление Кабинета Министров Украины от 27 апреля 1993 г. №301 "О трудовых книжках работников"
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 №58
• Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок (копий, подъемников), утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 02 марта 2015 № 295/5

Общие понятия о трудовой книге в Украине

Трудовая книга Украина является основным документом о трудовой деятельности работника ( ст. 48 КЗоТ Украины ).
Трудовые книги ведутся на:

• всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица-предпринимателя (ФЛП) более пяти дней;
• внештатных работников при условии, что они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию;
• студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, проходящих стажировку на предприятии, в учреждении, организации.

Трудовые книги старого образца действительны и обмену не подлежат.

Учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование".

Оформление трудовой книги впервые

В статье 24 КЗоТ Украины указано, что при заключении трудового договора гражданин обязан представить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии ее у работника) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством, - также документ об образовании (специальность, квалификация), о состоянии здоровья, соответствующем военно-учетном документе и другие документы.

В случае, если лицо ищет работу впервые и до этого на нее не была оформлена трудовая книжка:

• такая трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого работник представляет собственнику или уполномоченному органу (лицу, ответственному за ведение трудовых книжек) паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке.
• заполнение трудовой книжки впервые производится собственником или уполномоченным им органом не позднее пяти дней после принятия на работу.

Порядок заполнения трудовой книги

Трудовые книги заполняют в соответствующих разделах на украинском языке ( пункт 2.1. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников (далее - Инструкция). Записи выполняются аккуратно, шариковой ручкой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью.

Что вносится и не вносится в трудовую книжку:

В трудовую книжку вносятся :

• сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;
• сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;
• сведения о награждении и поощрении: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрении за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В трудовую книжку не вносятся :

• взыскание ;
• премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

Сроки внесения записей

Все записи в трудовой книжке делает владелец или уполномоченный им орган после издания приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения – в день увольнения, причем записи должны точно соответствовать тексту приказа.
С каждой записью в трудовую книжку на основании приказа о назначении на работу, переводе и увольнении собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке.

Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе. После чего трудовая книжка возвращается работнику.

Заполнение первой страницы

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются из паспорта или свидетельства о рождении ( Трудовая книжка ).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Смену записей в трудовых книжках о фамилии, имени и отчестве и дате рождения выполняет владелец или уполномоченный им орган по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, им. я и отчество и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов). Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульную) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают, например, прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения, записывают новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяют подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Внесение записей в раздел "Сведения о работе"

Другие записи

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

• о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• время обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т.п.);
• о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в пункте 2.16. Инструкции ;
• о работе в качестве членов колхоза – в том случае, когда действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;
• о времени ухода за лицом с инвалидностью 1 группы или ребенком с инвалидностью в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе (пункт есть статья 56 Закона Украины "О пенсионном обеспечении" , в том числе по устаревшему) , достигшего 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);
• безработным лицам о периоде получения пособия по безработице заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Предусмотренные этим пунктом записи вносятся в трудовую книжку для внесения сведений о работе на данном предприятии.

Внесение записей в разделы "Сведения о награждении", "Сведения о поощрении"

К трудовым книжкам работников в разделе "Сведения о награждении" относятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины; в раздел "Сведения о поощрении" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде ( Раздел "Сведения о награждении" , раздел "Сведения о поощрении" ).
Порядок внесения сведений о наградах и поощрениях :

• в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется посредством заголовка название предприятия;
• ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (растущая нумерация в течение всего периода трудовой деятельности работника);
• в графе 2 ставится дата награждения или поощрения;
• в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
• в графе 4 указывается, из чего внесена запись (со ссылкой дату, номер и наименование документа).

Порядок действий при обнаружении неправильных или неточных записей

В случае наличия разногласий по написанию фамилии, имени или отчества в трудовую книжку вносятся изменения согласно п. 2.13 Инструкции . Так, изменение записи, в частности об имени, вносится на первой странице трудовой книжки: одной чертой зачеркивают имя, внесенное с ошибкой, и записывают правильное. На внутренней стороне обложки указывают соответствующие документы, которые являются основанием для внесения изменения, которые заверяются подписью руководителя или уполномоченного органа и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Под уполномоченным органом следует понимать отдел кадров или другое подразделение учреждения, осуществляющее оформление работников, или ответственное лицо учреждения, на которое согласно должностной инструкции возложена обязанность ведения трудовых книжек работников.

Изменение записи о ФИО человека производится работодателем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документа человека (паспорта, свидетельства о рождении и т.п.), с указанием номера и даты документа.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и т.п., исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Владелец или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом необходимую помощь.

В соответствии с пунктом 2.8 Инструкции , если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и удостоверяется печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия – архивом.

Согласно пункту 2.10 Инструкции в разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждении", "Сведения о поощрении" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записи сведений о работе

• в графе 1 указывается соответствующий порядковый номер
• в графе 2 ставится дата записи
• в графе 3 пишется: " Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности) "
• в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись которого неправильно внесен в трудовую книжку.

Признание записи недействительным в случае незаконного увольнения (перевода) и обновления на предыдущей работе

• в графе 1 указывается соответствующий порядковый номер
• в графе 2 ставится дата записи
• в графе 3 пишется: " Запись за N таким-то недействительна, восстановлена ​​на предыдущей работе ".
• в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись которого неправильно внесен в трудовую книжку.

Изменение формулировки причины увольнения

• в графе 1 указывается соответствующий порядковый номер
• в графе 2 ставится дата записи
• в графе 3 пишется: " Запись за N таким-то недействительна" уволена... " и отмечается новая формулировка
• в графе 4 в таком случае делается ссылка на приказ о возобновлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Вкладыш в трудовую книжку

1. Оформляется только в том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов.
2. О каждом изданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выданный вкладыш» и тут же указываются серия и номер вкладыша.
3. Он имеет установленную форму ( вложишь в трудовую книжку ).
4. Вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. В нем нельзя делать сокращенные записи.

Выдача трудовой книги при увольнении

В случае увольнения работника все записи о работе и наградах, внесенных в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью или печатью отдела кадров. При этом для лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое прошел работник за последние два года до увольнения.

В случае увольнения лиц, работавших в крестьянском (фермерском) хозяйстве по трудовому договору или прекращения членства в крестьянском (фермерском) хозяйстве после соответствующих записей в трудовых книжках, сделанных председателем крестьянского (фермерского) хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя, заместителя , другого уполномоченного лица и заверяется печатью местного органа государственной власти.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику уплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.10 Инструкции .

Если работник отсутствует на работе в день увольнения , то собственник или уполномоченный им орган в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или посылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" и дате записи в графе 3 записывается: "Работа прекращена в связи со смертью", далее - заполняется графа 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжение). Эта запись удостоверяется в установленном порядке.